Phần mềm nội bộ cần bảo mật những gì: 5 điều chủ doanh nghiệp nên kiểm tra
Phần mềm nội bộ của doanh nghiệp chứa những thứ quý nhất: danh sách khách hàng, hợp đồng, giá bán, công nợ. Đó là thứ đối thủ muốn có, và là thứ một nhân viên nghỉ việc có thể mang theo nếu không được bảo vệ.
Bạn không cần biết lập trình để kiểm tra phần mềm của mình có an toàn không. Dưới đây là năm điều nên hỏi. Ở mỗi điều, chúng tôi lấy ví dụ từ chính hệ thống nội bộ mà CNTech dùng hằng ngày để quản lý khách hàng, hợp đồng và công việc.
1. Đăng nhập hai lớp
Rủi ro: mật khẩu bị lộ. Nhân viên dùng cùng một mật khẩu cho nhiều trang, ghi mật khẩu ra giấy dán cạnh máy, hoặc bị lừa nhập mật khẩu vào một trang giả.
Cách chặn: ngoài mật khẩu, khi đăng nhập phải nhập thêm một mã 6 số hiện trên điện thoại của chính người đó. Mã đổi sau mỗi 30 giây. Kẻ có mật khẩu mà không cầm điện thoại thì vẫn không vào được.
Hệ thống CNTech: mọi tài khoản đều bật được đăng nhập hai lớp; tài khoản quản trị thì bắt buộc bật.
2. Phân quyền: ai được xem gì, sửa gì
Rủi ro: ai đăng nhập vào cũng thấy hết. Nhân viên mới vào tuần đầu đã tải được cả danh sách khách hàng.
Cách chặn: chia người dùng theo vai trò, mỗi vai trò chỉ được làm những việc của mình. Thêm một lớp nữa là phạm vi dữ liệu: cùng là nhân viên kinh doanh, nhưng mỗi người chỉ thấy khách mình phụ trách, còn giám đốc thấy tất cả.
Hệ thống CNTech: phân quyền theo vai trò và theo phạm vi dữ liệu. Ví dụ: tài khoản quản trị hệ thống dùng để cài đặt, tạo người dùng, nhưng mặc định không xem được khách hàng, hợp đồng, báo giá. Người lo kỹ thuật không cần, và không nên, thấy dữ liệu kinh doanh.
3. Nhật ký thao tác: ai sửa gì, lúc nào
Rủi ro: một hợp đồng bị đổi giá, một khách bị xoá, và không ai biết là ai làm, làm lúc nào.
Cách chặn: phần mềm tự ghi lại các thao tác quan trọng: ai, lúc nào, sửa gì. Khi có chuyện, mở nhật ký ra là thấy. Biết mọi thao tác đều được ghi lại cũng khiến người dùng cẩn thận hơn.
Hệ thống CNTech: có nhật ký thao tác.
4. Chặn dò mật khẩu
Rủi ro: kẻ xấu dùng chương trình thử hàng nghìn mật khẩu liên tục cho tới khi trúng.
Cách chặn: đăng nhập sai quá vài lần thì tạm chặn một thời gian.
Có một chi tiết ít người để ý: nếu chặn theo tài khoản, kẻ xấu chỉ cần cố tình gõ sai mật khẩu của giám đốc vài lần là khoá được giám đốc ra khỏi hệ thống. Vì vậy cách chặn phải đủ khéo để chặn kẻ dò mà không khoá nhầm người thật.
Hệ thống CNTech: một nơi truy cập gõ sai 5 lần trong 15 phút với cùng một tài khoản thì bị tạm chặn, rồi tự mở lại. Chỉ nơi dò bị chặn; giám đốc đăng nhập từ máy của mình vẫn vào bình thường.
5. Sao lưu, và đã thử khôi phục chưa
Rủi ro: máy chủ hỏng, xoá nhầm dữ liệu, hoặc bị mã độc mã hoá dữ liệu đòi tiền chuộc.
Cách chặn: sao lưu tự động, đều đặn, và thỉnh thoảng thử khôi phục từ bản sao lưu. Bản sao lưu chưa từng được thử khôi phục thì chưa chắc dùng được lúc cần.
Hệ thống CNTech: tự sao lưu mỗi đêm, giữ bản của 14 ngày gần nhất, và sao lưu thêm một lần trước mỗi lần nâng cấp phần mềm.
Danh sách kiểm tra
Hỏi bên làm phần mềm của bạn năm câu:
- Có đăng nhập hai lớp không? Tài khoản quản trị có bắt buộc không?
- Có phân quyền theo vai trò không? Có giới hạn mỗi người chỉ thấy dữ liệu của mình không?
- Có ghi lại ai sửa gì, lúc nào không?
- Gõ sai mật khẩu nhiều lần thì sao?
- Sao lưu bao lâu một lần, để ở đâu, lần gần nhất thử khôi phục là khi nào?
Cntech sẽ làm sẵn các mục 2 3 4 5, mục 1 đăng nhập 2 lớp tùy thuộc khách hàng có muốn sử dụng hay không, vì nó sẽ tốn thêm 1 bước quét mã ở app authen. Chỉ các hệ thống quan trọng và một số loại user mới cần lớp bảo mật này
Đọc thêm
Website bán hàng cũng có những rủi ro riêng:
CNTech ở Yên Phong, Bắc Ninh. Muốn chúng tôi xem giúp phần mềm của bạn đang thiếu điều nào? Gọi 0868 158 658, email cntech024@gmail.com, hoặc để lại thông tin ở form liên hệ.